Hướng dẫn cách viết mail xin việc chi tiết hạ gục nhà tuyển dụng

Cách viết mail xin việc như thế nào là đúng, đột phá để gây ấn tượng mạnh đối với các nhà tuyển dụng luôn là vấn đề được rất nhiều người quan tâm. Đặc biệt, sinh viên sắp ra trường và người đang đi xin việc. Bởi vì, nhiều bạn thường mắc lỗi trong viết Email xin việc dẫn đến việc bị loại một cách đáng tiếc. Vậy làm sao cách viết mail xin việc như thế nào thì chuyên nghiệp, tạo thiện cảm đối với nhà tuyển dụng.

Những điều mà bạn cần biết trước khi gửi mail xin việc

Cách viết đơn xin việc bằng email không phải là một công việc khó và đòi hỏi nhiều kiến thức. Tuy nhiên, đối với những người chưa từng thực hiện việc này thì quả thật còn nhiều bỡ ngỡ, lúng túng và dễ dàng mắc lỗi. Dưới đây là 2 điều mà bạn cần lưu ý khi gửi email xin việc như:

Tên email

Có rất nhiều người sử dụng những tên email siêu đáng yêu như cuncunbietyeu@gmail.com hoặc các tên rất dài. Điều này không phải là sự lựa chọn sáng suốt cho việc gửi email xin việc. Bởi vì, email xin việc đòi hỏi rất lớn về sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của ứng viên.

Bạn nên sử dụng email xin việc có chứa tên bạn với các con số khác như năm sinh hoặc ngày sinh. Ví dụ như lehai1997@gmail.com hay trankhanh127@gmail.com. Chỉ cần những tên email đơn giản, dễ nhớ là nhà tuyển dụng cũng thấy hài lòng và thoải mái hơn.

Tên hiển thị email

Bạn biết cách gửi mail xin việc nhưng bạn đã bao giờ chú ý đến tên hiển thị chưa? Tên hiển thị email là vấn đề rất quan trọng trong viết email xin việc. Thông thường, 2 lỗi chính hay gặp là không phải tên thật, không viết hoa. Mặc dù những lỗi này không phải quá lớn tuy nhiên chúng có thể làm bạn bị mất điểm trong mắt của nhà tuyển dụng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể bạn đánh trượt giữa vô số những email được gửi đến nhà tuyển dụng.

Bạn có thể đặt tên hiển thị theo một số những cú pháp như Tên + Họ, Tên + nơi làm việc, Tên + Trường,… Dưới đây là cách để đổi tên hiển thị email đúng chuẩn mà bạn cần biết như:

• Bước 1: Vào Setting (Cài đặt) → Chọn Accounts and Import.
• Bước 2: Click chọn Edit info.
• Bước 3: Bạn có thể sửa tên hiển thị tại ô hiện ra rồi Save.

Cách viết mail xin việc chuyên nghiệp, ấn tượng

Sau khi bạn đã chuẩn bị xong email thì phần thư trong email xin việc chính là phần rất quan trọng. Nhiều người không biết cách viết email xin việc đã gặp khó khăn lớn trong việc trình bày. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về cách viết thư xin việc mà bạn hãy ghi nhớ cho mình để gây ấn tượng đối với nhà tuyển dụng như:

Tiêu đề email xin việc

Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng có ghi yêu cầu về tiêu đề email xin việc

Đối với những trường hợp này đa số các nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ yêu cầu ở cuối tin tuyển dụng. Ví dụ như, ứng viên vui lòng gửi email xin việc tới địa chỉ “XXX@gmail.com” với tiêu đề: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”.

Bạn chỉ cần thực hiện sao chép theo công thức trên bằng cách thay đầy đủ thông tin vào là xong. Lưu ý, bạn nên làm đúng với yêu cầu của bên tuyển dụng vì không phải tự nhiên mà họ lại yêu cầu như vậy.

Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không có ghi rõ yêu cầu về tiêu đề email xin việc

Nếu nhà tuyển dụng không có yêu cầu về tiêu đề email xin việc thì bạn nên thực hiện theo tiêu chí ngắn gọn. Bạn chỉ cần ghi tên và vị trí ứng tuyển là được tránh viết dài dòng. 

Nội dung email xin việc

Phần mở đầu

Nhiều người không biết cách viết hồ sơ xin việc bằng email thường hay bỏ qua phần mở đầu điều này không tốt chút nào. Bạn có thể mở đầu email xin việc với cụm từ “Kính gửi” chứ không nên sử dụng từ “Gửi” hoặc “Thân ái gửi”. Điều này sẽ giúp thể hiện sự tôn trọng của người gửi đối với người nhận. Bên cạnh đó, nếu bạn biết người nhận là ai thì nên ghi “Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban” còn không biết thì ghi “Kính gửi Bộ phận – Tên Công ty”.

  Phần nội dung

Thông thường, phần nội dung của email xin việc sẽ có chứa phần sơ yếu lý lịch. Nếu bạn không biết cách viết sơ yếu lý lịch xin việc thì hãy tham khảo trên internet và viết một cách gọn. Bên cạnh đó, nội dung còn cần chứa mục đích, vị trí ứng tuyển, kỹ năng và kinh nghiệm nổi bật của bản thân.

Phần kết

Đối với phần kết bạn hãy gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội và xem xét lá đơn của bạn.

Chữ ký email

Chữ ký email chính là dấu hiệu để nhà tuyển dụng đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn trong cách làm hồ sơ xin việc qua email. Do đó, bạn hãy bổ sung ngay cho mình chữ ký email chuyên nghiệp cho mình nhé! Thông thường, chữ ký email sẽ bao gồm:

• Họ và tên
• Số điện thoại
• Nghề nghiệp (nếu có)
• Một số các thông tin như địa chỉ nhà, facebook,…

Nếu bạn chưa có chữ ký email thì hãy tiến hành tạo cho mình trước khi gửi email xin việc. Dưới đây là cách tạo chữ ký trong email mà bạn có thể tham khảo như:

Bước 1: Vào Setting.

Bước 2: Trong tab General → Chữ ký.

Bước 3: Khung chữ ký sẽ hiện ra và bạn có thể tiến hành sửa theo ý mình và chọn Save.

Đính kèm các tài liệu trong email xin việc

Thông thường một hồ sơ xin việc qua email sẽ gồm đơn xin việc, CV và các chứng chỉ theo yêu cầu. Bên cạnh viết mail xin việc bạn cũng cần đính kèm những tài liệu này để chứng minh năng lực, kinh nghiệm của bản thân. Lưu ý, phần tài liệu đính kèm nên được lưu dạng PDF để thông tin không bị sai lệch khi đến với người nhận. Bên cạnh đó, bạn cũng nên đặt tên file bằng tên tiếng Việt không dấu.

Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi

Để tránh gặp phải những sai sót không đáng có bạn nên kiểm tra kỹ càng email lần cuối trước khi gửi. Bạn hãy kiểm tra theo thứ tự dưới đây:

• Tên email.
• Tên hiển thị email.
• Tiêu đề email.
• Địa chỉ người nhận.
• Nội dung email.
• Các tài liệu kèm theo.

Lưu ý, bạn hãy kiểm tra kỹ càng các lỗi chính tả nhé. Bên cạnh đó, văn phong được sử dụng nên trang trọng, lịch sự và không nên sử dụng câu biểu cảm.

Trên đây là những hướng dẫn về cách viết mail xin việc chi tiết “hạ gục” các nhà tuyển dụng mà bạn nên bỏ túi cho mình. Hy vọng cách ghi đơn xin việc qua email trên sẽ giúp bạn có được công việc ưng ý nhất. Chúc bạn thành công!!