Ngày nay, chữ ký số (token) là một thiết bị vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện đại. Chữ ký số không yêu cầu giấy mực như chữ ký tay và nó được thừa nhận về tính pháp lý. Tuy nhiên thực tế vẫn có nhiều doanh nghiệp lúng túng chữ ký số là gì và lợi ích thực sự mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Các thông tin trong bài viết sau sẽ phần nào hỗ trợ những doanh nghiệp hiểu thêm về chữ ký số cũng như sử dụng nó hiệu quả.
Chữ ký số là gì và tại sao các doanh nghiệp cần sử dụng?
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số hay còn gọi là chứng thư số hoặc token, là thiết bị đã được mã hóa mọi thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp, từ đó thực hiện ký trên các loại tài liệu, văn bản trong giao dịch trực tuyến qua mạng internet.
Chữ ký số doanh nghiệp bao gồm các thông tin dưới đây:
- Tên Công ty
- Mã số thuế
- Số hiệu (số seri) của chữ ký số
- Thời gian hiệu lực của chữ ký số
- Tên Công ty chứng thực, cung cấp chữ ký số
- Chữ ký số của Công ty chứng thực, cung cấp chữ ký số
- Các thư hạn chế các nội dung về mục đích hay phạm vi sử dụng chữ ký số
- Các hạn chế trách nhiệm của các công ty cung cấp chữ ký số
- Nội dung quan trọng khác (nếu có) theo Quy định từ Bộ truyền thông.
Qua đây, bạn cũng có thể thấy giá trị của chữ ký số đảm bảo tính pháp lý, tương đương như chữ ký tay hoặc con dấu.
Chữ ký số đảm bảo giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay hoặc con dấu
Lợi ích của chữ ký số
Chữ ký số cơ bản tương tự như chữ ký viết tay, đều dùng để xác nhận một điều gì đó và không được rút lại hay hủy bỏ. Chữ ký số không cần đến giấy mực và nó thể hiện đặc điểm nhận dạng đặc trưng của doanh nghiệp/người ký trên văn bản, tài liệu.
Trong tất cả các giao dịch điện tử, trực tuyến trong môi trường số, các doanh nghiệp/cá nhân sẽ sử dụng chữ ký số thay thế chữ ký tay. Cụ thể bao gồm các hoạt động: xuất hóa đơn điện tử, nộp bảo hiểm xã hội, kê khai thuế trực tuyến, ký số văn bản, kê khai hải quan, giao dịch ngân hàng trực tuyến, giao dịch chứng khoán trực tuyến,… mà không cần in giấy tờ kê khai hoặc có dấu đỏ của công ty.
Chữ ký số được ứng dụng trong các giao dịch trực tuyến, điện tử
Chữ ký số hỗ trợ việc trao đổi các dữ liệu giữa các cá nhân, tổ chức dễ dàng, nhanh chóng, tính pháp lý đảm bảo và tiết kiệm thời gian. Bạn không cần phải in ấn hay quản lý giấy tờ, tài liệu cồng kềnh. Các doanh nghiệp, tổ chức có thể lưu trữ các tài liệu, chứng từ như hợp đồng, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán,… trên hệ thống máy tính.
Ngoài ra, các doanh nghiệp còn có thể dùng chữ ký số (token) để ký hợp đồng làm ăn với các đối tác mà không cần gặp nhau quá nhiều lần, chỉ cần ký file hợp đồng rồi gửi email thế là xong. Bên cạnh đó, chữ ký số còn là bằng chứng cho các giao dịch trực tuyến, nội dung ký kết giữa các cá nhân, doanh nghiệp, đảm bảo độ chính xác và bảo mật dữ liệu.
Hình ảnh chữ ký số
Chữ ký số thường có dạng USB token, được cung cấp khi bạn đăng ký dịch vụ chữ ký số với đơn vị cung cấp. Chữ ký số được bảo mật bằng mã PIN. Dưới đây là một số hình ảnh chữ ký số:
Hình ảnh chữ ký số
Hình ảnh chữ ký số
Hình ảnh chữ ký số
USB token là thiết bị dùng để tạo cặp khóa công khai lưu giữ bí mật cho khách hàng. Bạn có thể dùng USB token để thực hiện các giao dịch trực tuyến bằng cách cắm vào máy tính tương tự như USB bình thường.
- Khóa công khai: là những thông tin công cộng (công khai) của khách hàng.
- Khóa riêng: là những thông tin bảo mật của khách hàng, dùng để tạo chữ ký số. Thực chất việc sử dụng USB token là giúp lưu trữ cũng như bảo vệ an toàn cho khóa riêng này.
Cách sử dụng chữ ký số
Trước khi muốn sử dụng chữ ký số, bạn cần cắm USB token vào máy tính và cài đặt Driver cho token đó. Cách ký chữ ký số như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống ứng dụng chữ ký số của các đơn vị như: Phần mềm xuất hóa đơn, nộp tờ khai thuế online, khai thuế hải quan điện tử, BHXH điện tử,… và thực hiện kê khai thông tin đầy đủ trên hóa đơn, tờ khai thuế,…
Đăng nhập vào hệ thống ứng dụng chữ ký số
Bước 2: Kiểm tra lại các thông tin chính xác rồi nhập vào “Xuất hóa đơn”, “Nộp thuế”,…
Bước 3: Màn hình xuất hiện thông báo xác nhận chữ ký số => Bạn hãy cắm USB token vào máy tính, đăng nhập với tên và mật khẩu là xong.
Bạn hãy cắm USB token vào máy tính
Đơn vị cung cấp chữ ký số
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể chọn mua chữ ký số của: Viettel, FPT, CK, Vina, CK, BKAV,… Các đơn vị cung cấp này đều được phép cung cấp chữ ký số (token) theo Pháp luật quy định. Hiện tại, Viettel là đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín và được tin dùng nhiều nhất, tuy giá hơi cao hơn các đơn vị khác nhưng dịch vụ hỗ trợ mỗi khi có vấn đề phát sinh của Viettel thì cực kỳ tốt, thông tin doanh nghiệp cũng được đảm bảo an toàn và bảo mật vô cùng tốt.
Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ chữ ký số là gì cũng như công dụng và đặc điểm của nó. Mong rằng bạn sẽ lựa chọn được đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín để đồng hành cùng các hoạt động trực tuyến của doanh nghiệp mình.
